Dalam implementasi program kerja, efektivitas dan efisiensi merupakan 2 kata yang seringkali digunakan secara bersamaan. Pertanyaannya, mana yang sebaiknya didahulukan, apakah efektivitas atau efisiensi?

Pengertian Efektivitas dan Efisiensi

 
Sebelum menentukan mana yang harus didahulukan dalam implementasi program kerja, ada baiknya kita ketahui terlebih dahulu apa pengertian dari efektivitas dan efisiensi.

  • Efektivitas bisa diartikan sebagai seberapa besar dampak atau efek yang dihasilkan dari suatu pekerjaan.
  • Efisiensi bisa diartikan sebagai seberapa tepat penggunaan sumber daya dalam penyelesaian suatu pekerjaan.

 
Mengutip Peter Drucker, Father Of Modern Management, tentang pengertian efektivitas dan efisiensi:

Efficiency is doing things right; effectiveness is doing the right things

Kalau kita terjemahkan apa yang disampaikan oleh Peter Drucker:

  • Efficiency is doing things right, artinya efisiensi adalah melakukan sesuatu dengan benar. Jika kita interpretasikan, melakukan sesuatu dengan benar maksudnya adalah melakukan sesuatu (pekerjaan) dengan cara dan prosedur yang telah ditetapkan, sehingga dengan demikian, pemborosan sumber daya tidak akan terjadi.
  • Effectiveness is doing the right things, artinya efektivitas adalah melakukan sesuatu yang benar. Jika kita interpretasikan, melakukan sesuatu yang benar maksudnya adalah melakukan sesuatu (pekerjaan) yang sesuai dengan perencanaan, sehingga dengan demikian, hasil yang diperoleh juga signifikan terhadap tujuan dan target.

 
Dari pengertian efektivitas dan efisiensi di atas, jelas terlihat bahwa dalam pengukuran kinerja, yang harus didahulukan adalah efektivitas, kemudian setelah tingkat efektivitas tercapai seperti yang direncanakan, barulah dipertimbangkan tingkat efisiensinya. Artinya, ketika melakukan sebuah pekerjaan, yang harus kita nilai terlebih dahulu adalah dampak atau keberhasilan dari pekerjaan, barulah kemudian kita nilai seberapa besar sumber daya yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Hal ini tidak berlaku sebaliknya, dimana kita menilai seberapa besar sumber daya yang digunakan, kemudian menilai dampak atau hasil dari sebuah pekerjaan.
 

Efektivitas Dan Efisiensi Dalam Implementasi Program Kerja

 
Terkait dengan efektivitas dan efisiensi, ada 2 hal yang perlu diperhatikan dalam hubungannya dengan implementasi program kerja, yaitu:

  1. Efektivitas program kerja harus didahulukan dibandingkan dengan efisiensi program kerja. Artinya, jangan sampai program kerja tidak dapat diimplementasikan sesuai perencanaan karena terhambat efisiensi, atau dengan kata lain, jangan mengorbankan program kerja, karena pertimbangan efisiensi.
  2. Efisiensi tidak boleh diabaikan karena alasan efektivitas program kerja. Artinya, jangan sampai karena alasan pencapaian target program kerja, penggunaan sumber daya tidak diperhitungkan dengan tepat, sehingga terjadi pemborosan sumber daya.

 
Untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam implementasi program kerja, berikut sedikit saran mengenai langkah-langkah yang harus dilakukan, yaitu:

  1. Tentukan target pekerjaan.
  2. Buat proses atau tahapan beserta sumber daya yang digunakan dalam pencapaian target.
  3. Analisis masing-masing tahapan, apakah memberikan nilai tambah terhadap pencapaian target atau tidak. Jika ada tahapan yang tidak memberikan nilai tambah, hapus tahapan tersebut.
  4. Analisis kembali tahapan yang memberikan nilai tambah, khususnya terhadap sumber daya yang digunakan pada tahapan tersebut. Jika dimungkinkan lakukan efisiensi terhadap sumber daya yang digunakan.
  5. Standarisasi tahapan dan sumber daya yang digunakan. Proses standarisasi bisa dilakukan dengan membuat Standard Operating Procedure (SOP).
  6. Implementasikan.
  7. Review dan evaluasi secara berkala untuk menjaga tingkat efektivitas dan efisiensi dan dalam rangka melakukan perbaikan secara terus menerus (continues improvement).

Catatan:
Tahapan di atas bisa juga diimplementasikan pada program kerja yang sedang berjalan. Untuk menjadikan program kerja yang sedang berjalan lebih efektif dan efisien dapat dimulai pada tahap 3 dan dilanjutkan seterusnya sampai dengan tahap 7.
 

Kesimpulan

 
Dari penjelasan tentang efektivitas dan efisiensi di atas, dapat disimpulkan bahwa:

Efektivitas memang harus menjadi prioritas utama, namun dalam pencapaian tingkat efektivitas, efisiensi harus benar-benar diperhitungkan dengan tepat

 

Apakah program-program kerja di perusahaan Anda sudah efektif dan efisien? Jika program-program kerja di perusahaan Anda belum efektif dan efisien, silahkan konsultasikan dengan kami, atau ikuti Program Manajemen kami, yaitu Program Peningkatan Produktivitas (Productivity Improvement Program) atau Program Efisiensi Biaya (Cost Efficiency Program).

Demikian artikel manajemen singkat kami tentang Efektivitas VS Efisiensi. Terima kasih.

Sukses Selalu.

PT. Masen Putra Indonesia

“Excellence For Excellent”

PT. Masen Putra Indonesia | Konsultan Manajemen Dan Bisnis

2 Balas ke “Efektivitas VS Efisiensi”

    • Terima kasih atas pertanyaan Bapak Yohanes. Mungkin maksud Bapak adalah Peter Drucker. Dan pertanyaan Bapak sebenarnya sudah kami jelaskan dalam artikel kami tentang Efektivitas VS Efisiensi di atas. Namun tetap akan kami jelaskan kembali.

      Perlu diketahui dan dipahami terlebih dahulu bahwa pengukuran efektivitas berkaitan dengan dampak dari pelaksanaan pekerjaan terhadap pencapaian tujuan, sementara pengukuran efisiensi berkaitan dengan penggunaan sumber daya dalam penyelesaian pekerjaan.

      Efektivitas adalah melakukan pekerjaan yang benar, maksudnya adalah melakukan pekerjaan yang sesuai dengan perencanaan, sehingga dengan demikian, hasil yang diperoleh berdampak signifikan terhadap tujuan dan target yang kita tetapkan. Bayangkan jika kita melakukan pekerjaan tanpa perencanaan, maka pekerjaan yang kita lakukan tersebut akan sedikit sekali memberikan dampak (efek) terhadap target dan tujuan yang kita tetapkan.

      Efisiensi adalah melakukan pekerjaan dengan benar, maksudnya adalah melakukan pekerjaan dengan cara dan prosedur yang benar, dan tidak sembarangan, sehingga dengan demikian, pemborosan sumber daya tidak akan terjadi. Jika kita melakukan pekerjaan tidak sesuai dengan cara atau prosedur (SOP) yang benar, maka dalam proses penyelesaian pekerjaan tersebut akan banyak terjadi pemborosan sumber daya. Pemborosan sumber daya terjadi karena terjadinya kesalahan selama proses pengerjaan, atau, jika pekerjaan dapat diselesaikan, kualitas hasil pekerjaan tidak sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan dan waktu penyelesaian pekerjaan tidak sesuai dengan target waktu yang ditetapkan, sehingga dengan demikian, waktu, tenaga, biaya, material dan sumber daya lain yang kita gunakan juga akan ada yang sia-sia (terjadi pemborosan).

      Implementasi dari pengukuran efektivitas dan efisiensi sebenarnya bisa kita gunakan dalam semua aktivitas yang kita lakukan setiap hari, dan bukan hanya aktivitas yang kita lakukan di kantor termasuk jika kita sebagai seorang Manager.

      Demikian jawaban kami, semoga bisa membantu.

      Jika perusahaan Bapak memiliki kendala terkait dengan bisnis dan manajemen, silahkan hubungi kami. Kami bukan hanya Konsultan Manajemen, tapi kami juga adalah Implementer. Kami tidak hanya memberikan rekomendasi dan saran, tapi kami juga turut bekerja bersama dengan tim Bapak dalam melakukan improvement dan dalam pencapaian Project Goal.

      Terima kasih. Sukses selalu.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.