Istilah pemborosan tersembunyi mungkin jarang didengar. Pemborosan tersembunyi perlu kami bahas, karena pemborosan tersembunyi sering terjadi dalam aktivitas yang kita lakukan sehari-hari, bahkan aktivitas yang dilakukan di perusahaan, dan pemborosan tersembunyi merupakan pemborosan yang sangat berbahaya, karena seperti sebutannya pemborosan ini terjadi secara “tersembunyi” atau tidak disadari.

Pengertian Pemborosan Tersembunyi

 
Pemborosan bisa diartikan sebagai penggunaan sumber daya secara berlebihan, atau penggunaan sumber daya melebihi ukuran yang semestinya. Sementara tersembunyi di sini artinya adalah sesuatu yang tidak disadari. Jadi, pemborosan tersembunyi bisa diartikan sebagai penggunaan sumber daya secara berlebihan, yang tidak disadari. Indikator terjadinya pemborosan tersembunyi adalah ketika pekerjaan tidak diselesaikan sesuai dengan target yang telah ditetapkan, baik dari sisi waktu maupun dari sisi kualitas dan kuantitas

Ada 2 aktivitas yang merupakan pemborosan:

  1. Aktivitas yang dilakukan tidak dalam rangka pencapaian tujuan. Aktivitas ini memang dikategorikan sebagai pemborosan karena sumber daya yang digunakan dalam aktivitas tidak menghasilkan apa-apa, namun bukan merupakan pemborosan tersembunyi, karena ketika kita melakukan aktivitas ini, kita menyadari apa yang kita lakukan dan kita mengetahui dampak dari aktivitas tersebut. Meskipun demikian aktivitas atau kesibukan ini tetap harus dihindari.
  2. Aktivitas yang dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan, namun tidak selesai sesuai terget. Aktivitas inilah yang merupakan pemborosan tersembunyi.

 

Contoh Pemborosan Tersembunyi

 
Agar lebih mudah memahami apa itu pemborosan tersembunyi, berikut contoh kasus sederhana.

Seorang Manager memberikan tugas kepada seorang Staff-nya untuk menyelesaikan pekerjaan atau project, dimana project tersebut telah ditentukan target waktu, kualitas dan kuantitas. Setelah menerima penugasan, Staff tersebut langsung mengerjakan project dengan sungguh-sungguh. Namun, meskipun terlihat dikerjakan dengan sungguh-sungguh, ternyata pada tenggat waktu yang telah ditentukan sebagai target waktu penyelesaian, project belum selesai dikerjakan. Singkat cerita, setelah memberikan teguran, akhirnya, si Manager memberikan waktu tambahan bagi Staff-nya untuk menyelesaikan project sesuai target.

Contoh kasus di atas jelas menunjukkan adanya pemborosan tersembunyi. Mulai dinyatakan sebagai pemborosan ketika project tidak selesai sesuai target. Dan, semakin lama project diselesaikan, semakin banyak sumber daya yang digunakan, artinya semakin besar pula pemborosan yang terjadi. Dikatakan “tersembunyi”, karena baik Manager maupun Staff tidak menyadari telah terjadi pemborosan, melalui project yang tidak diselesaikan sesuai target.

Dalam aktivitas di perusahaan, jika terjadi situasi yang sama seperti contoh kasus di atas, seringkali kita juga berpikir bahwa jika pekerjaan atau project tidak selesai sesuai target, maka kemungkinan yang akan terjadi adalah penumpukan pekerjaan, Klien akan complain, gagal ikut tender, dan lain-lain, jarang dari kita yang menganggap bahwa itu sebagai pemborosan. Kita tidak memperhitungkan atau kita tidak menyadari bahwa:

Pekerjaan yang tidak diselesaikan sesuai terget adalah pemborosan

 
Pengalaman kami sebagai Konsultan Manajemen, pernah terjadi di salah satu Klien, dimana karena bahan baku yang digunakan dalam proses produksi bisa digunakan kembali ketika produk yang dihasilkan gagal, karyawan bagian produksi menganggap bahwa proses produksi yang menghasilkan produk gagal itu sebagai hal yang biasa, dan bukan merupakan masalah, apalagi pemborosan, yang harus segera diperbaiki. Pada saat itu ada sebuah mesin yang memiliki 10 jalur tempat dimana produk yang telah selesai keluar, ada 2 jalur pada bagian tepi yaitu yang terletak di bagian paling kiri dan bagian paling kanan yang seringkali menghasilkan produk gagal, jadi dari setiap produksi mesin tersebut, 20% produk yang dihasilkan kemungkinan besar gagal. Yang dilakukan oleh karyawan adalah hanya mengumpulkan produk yang gagal tersebut, kemudian memproses ulang untuk menjadi bahan baku. Karyawan dan bahkan perusahaan tidak menyadari bahwa 20% produk yang gagal merupakan pemborosan, meskipun bahan baku tersebut bisa digunakan kembali untuk proses produksi berikutnya. Ini juga merupakan pemborosan tersembunyi, yaitu pemborosan yang tidak disadari.
 

Penyebab Pemborosan Tersembunyi

 
Dalam contoh kasus di atas, kira-kira apa yang menyebabkan project tidak dapat diselesaikan sesuai target?
Ada beberapa kemungkinan penyebab, yaitu:

  1. Target. Target yang ditetapkan mungkin tidak sesuai dengan kemampuan, keahlian dan ketrampilan Staff selaku penerima tugas. Hal ini terlihat dari Staff yang mengerjakan project dengan sungguh-sungguh, namun sampai pada tenggat waktu yang telah ditentukan sebagai target waktu penyelesaian, project belum selesai dikerjakan.
  2. Manager. Manager selaku pemberi tugas, tidak menjelaskan target dengan jelas, termasuk menanyakan kepada Staff sebagai penerima tugas mengenai pemahamannya tentang target yang diberikan, serta komitmen dalam pencapaian target.
  3. Manager. Manager selaku pemberi tugas, tidak melakukan follow up terhadap progress pengerjaan project, pada saat project sedang dikerjakan.
  4. Staff. Meskipun Staff terlihat sungguh-sungguh, namun ada juga kemungkinan Staff selaku penerima tugas tidak memanfaatkan waktu secara efektif dan efisien, baik disengaja maupun tidak.

 

Langkah-Langkah Untuk Menghindari Pemborosan Tersembunyi

 
Untuk menghindari pemborosan tersembunyi seperti yang terjadi pada kasus di atas, berikut langkah-langkah yang harus dilakukan:

  1. Target. Penentuan target haruslah sesuai dengan kemampuan, keahlian dan ketrampilan Staff selaku penerima tugas. Penentuan Target harus sesuai dengan Konsep SMART (Specific, Measurable, Agreed, Realistic, Trackable). Dalam hal ini adalah “realistic“. Mungkin target yang diberikan tidak realistic, atau sangat sulit untuk dicapai. Atau jika target sudah realistic, namun ternyata masalahnya ada di Staff, maka harus dibuat program pelatihan bagi para karyawan yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Jika perusahaan anda telah memiliki dan mengimplementasikan Key Performance Indicator (KPI), KPI bisa dijadikan acuan dalam penyusunan program pelatihan karyawan dan bisa juga dijadikan acuan dalam memilih Staff sebagai pelaksana tugas.

    Catatan: Mungkin anda melihat ada perbedaan Konsep SMART:

    • “A” dalam definisi kami adalah “Agreed” yaitu “disetujui”, sementara pada konsep SMART yang biasa digunakan tidak ada “Agreed”. “A” didefinisikan sebagai “Achievable” atau “Attainable” yaitu “dapat dicapai”.
    • Pada konsep SMART yang biasa digunakan, terkait kasus ini, yang harus dipertimbangkan adalah “A = Achievable atau Attainable“, bukannya “R = Realistic” seperti penjelasan kami.

    Perbedaan Konsep SMART diatas akan kami bahas pada artikel manajemen kami yang lain. Anda tentukan Konsep SMART mana yang lebih baik.

  2. Manager selaku pemberi tugas harus menjelaskan target secara jelas kepada Staff sebagai penerima tugas, baik dari segi waktu, kualitas, kuantitas dan hal lain yang terkait target. Meskipun target terlihat sangat mudah dipahami, namun dalam rangka menilai pemahaman Staff, dan juga agar ada kesamaan pemahaman terhadap target, pemberi tugas harus menanyakan kembali bagaimana pemahaman penerima tugas mengenai target. Di sini sangat dibutuhkan ketrampilan komunikasi yang efektif dari seorang Pemimpin.

    Sedikit saran dalam memberikan penugasan:

    • Jelaskan target secara jelas dan detail (Konsep SMART: Specific, Measurable).
    • Tanyakan pemahaman karyawan terkait target yang sudah dijelaskan. Minta karyawan untuk mendeskripsikan kembali target yang diberikan, agar terdapat kesamaan pemahaman terhadap target, termasuk kemungkinan jika ada kendala yang ditemui, beserta rencana solusi.
    • Buat kesepakatan mengenai pelaporan dan pengontrolan progress pengerjaan project.
    • Buat komitmen.
  3. Pada saat pekerjaan sedang dilakukan, Manager selaku pemberi tugas harus terus melakukan pemantauan dan pengontrolan untuk mengetahui progress yang telah dicapai dan menilai apakah progress telah sesuai dengan target waktu. Jika ada penyimpangan, segera lakukan perbaikan sesuai dengan rencana solusi yang dibuat.
  4. Pemanfaatan waktu secara efektif dan efisien oleh Staff selaku penerima tugas. Jika memang ternyata penyebabnya adalah pemanfaatan waktu yang tidak efektif dan efisien oleh penerima tugas. Di sini harus dilihat apakah dilakukan secara sengaja atau tidak. Untuk mencari akar permasalahan dari hal ini, lakukan coaching dan counseling dengan penerima tugas.

 

Kesimpulan

 
Kesimpulan dari artikel ini adalah:

  • Aktivitas atau Kesibukan yang tidak mengarah pada pencapaian tujuan adalah pemborosan. Jangan jadi sibuk, jadilah produktif. Produktif dalam hal ini artinya melakukan aktivitas atau kesibukan yang mengarah pada pencapaian tujuan dan menyelesaikan sesuai target.
  • Pekerjaan yang tidak diselesaikan sesuai terget adalah pemborosan. Semakin lama suatu pekerjaan diselesaikan, semakin besar pemborosan terjadi.
  • Target harus SMART.
  • Jangan cepat menyalahkan Staff Anda jika penyelesaian pekerjaan tidak sesuai target, karena mungkin kesalahannya bukan pada Staff, melainkan pada target itu sendiri, atau mungkin pada Anda sebagai pemimpin.

 

Apakah di perusahaan Anda sering terjadi pemborosan tersembunyi? Jika di perusahaan Anda sering terjadi pemborosan tersembunyi, silahkan konsultasikan dengan kami atau ikuti salah satu Prorgam Manajemen kami, yaitu Program Pengembangan Sistem (System Development Program)

Demikian artikel manajemen singkat kami tentang Pemborosan Tersembunyi. Terima kasih.

Sukses selalu.

PT. Masen Putra Indonesia

“Excellence For Excellent”

PT. Masen Putra Indonesia | Konsultan Manajemen Dan Bisnis

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.